Heutige Unternehmen suchen ständig nach neuen Wegen, um Effizienz, Produktivität und Sicherheit zu steigern und gleichzeitig die Kosten zu senken. Obwohl es ein ehrgeiziges Ziel ist, ist es auch wichtig, in einer zunehmend wettbewerbsorientierten und volatilen Geschäftslandschaft immer einen Schritt voraus zu bleiben.
Glücklicherweise hilft die Automatisierung von Druck-Workflows Unternehmen dabei, komplexe Prozesse zu rationalisieren und die Genauigkeit zu erhöhen, selbst wenn sie (und insbesondere wann) für Zeit und Ressourcen angebunden sind.
Durch die Nutzung der neuesten KI- und Automatisierungstechnologien macht die Software zur Automatisierung von Druckabläufen den gesamten Druckprozess zum Kinderspiel. Sehen wir uns nun die Details an, einschließlich dessen, was die Automatisierung von Druck-Workflows ist und wie sie Unternehmen zugutekommt.
Workflow-Automatisierung drucken erklärt
Die Automatisierung des Druck-Workflows ist eine webbasierte, schlüssellose Softwarelösung, die die Druckproduktion rationalisiert und optimiert. Die Lösung ist auch als Druckmanagement oder Outpoint-Management bekannt und automatisiert Aufgaben, einschließlich Druckauftragsplanung, Routing, Lieferung und andere. Es handelt sich um eine sichere, skalierbare Drucklösung, mit der Unternehmen Zeit sparen, Fehler reduzieren und Druckkosten senken können.
Hier sind einige der wichtigsten Funktionen der Automatisierung von Druck-Workflows.
- Dokumentenautomatisierung: beseitigt Engpässe bei der manuellen Verarbeitung
- Erweiterte Berichterstattung: hilft bei der Identifizierung von Workflows, die beschleunigt oder umgeleitet werden müssen
- Benutzeraufgabenlisten: Stellen Sie sicher, dass die Workflows korrekt verwaltet werden
- Prüfung und Berichterstattung: Funktionen, die Compliance- und regulatorische Standards durchsetzen
- Nachverfolgung und Benachrichtigungen: Transparenz erhöhen und Silos löschen
- Native Konnektoren: Integrieren Sie Workflows mühelos in bestehende Anwendungen
Funktionen wie mobile Erfassung, Scannen und E-Signaturen verbessern die Druckprozesse und verbinden Abteilungen im gesamten Unternehmen. Mit nahtlosen Integrationen von Drittanbietern ist die Automatisierung von Druck-Workflows einer der benutzerfreundlichsten Workflow-Builder auf dem Markt.
4 Vorteile der Automatisierung von Druck-Workflows
Es gibt einen Grund, warum die Druckmanagementbranche schnell wächst. Der Markt wird voraussichtlich bis 2031 118,27 Milliarden US-Dollar erreichen, was größtenteils auf die gestiegene Nachfrage nach der Optimierung von Budgets und Druckprozessen zurückzuführen ist.
Unternehmen, die in die Automatisierung von Druckabläufen investieren, profitieren von Vorteilen wie optimierten Druckvorgängen, reduzierten Kosten, erhöhter Transparenz und verbesserter Sicherheit, um nur einige zu nennen.
1. Optimierter Betrieb
Die meisten Mitarbeiter geben an, dass sie während des Arbeitstages nicht genug Zeit haben, sich zu konzentrieren, aber die Nachfrage nach erhöhter Produktivität ist höher als je zuvor. Aus diesem Grund ist die Druckautomatisierung so wertvoll – sie spart IT-Fachleuten und Führungskräften und ihren Teams wertvolle Zeit, die oft durch ineffizientes Drucken verschwendet wird.
Mit der Software zur Automatisierung von Druckabläufen können Nutzer Daten aus mehreren Anwendungen für Berichterstattung, Speicherung, Versionskontrolle und mehr einfach exportieren und drucken. Eine gut sichtbare, einheitliche, native Druckerfahrung macht den gesamten Prozess vollständig nahtlos, was weniger IT-Tickets und weniger Probleme im gesamten Unternehmen bedeutet.
2. Reduzierte Kosten
Die Zentralisierung des Druckmanagements ermöglicht es Unternehmen, ihre Druckinfrastruktur besser zu kontrollieren, was zur Senkung der Gesamtkosten beiträgt, indem Verschwendung und der Bedarf an IT-Support minimiert werden. Da das Drucken effizient, sicher und kostengünstig erfolgt, können Unternehmen die Ausgaben für Drucker, Druckmaterialien und kostspielige Druckserver reduzieren.
3. Erhöhte Sichtbarkeit
Fast ein Drittel aller Führungskräfte sucht nach KI, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen. Sie möchten damit Zeit sparen, Teams dabei helfen, intelligenter zu arbeiten und viel zu tun.
Die gute Nachricht: KI steht vor der Herausforderung. Mit der Automatisierung von Druck-Workflows können Unternehmen mithilfe von Erkenntnissen skalieren, die nur mit Hilfe von KI verfügbar sind. Anstatt sich auf isolierte, unterschiedliche Systeme zu verlassen, bietet es Unternehmen beispiellose Transparenz für die Erstellung, Speicherung und das Senden von Dokumenten. Mit dem Druckmanagement erhalten Unternehmen die Daten, die sie benötigen, um zu schwenken, zu wachsen und messbare Auswirkungen zu erzielen.
4. Mehr Sicherheit
Über 40 % der Unternehmen haben in den letzten 12 Monaten eine IT-Sicherheitsverletzung erlitten, und 70 % der US-Unternehmen haben im Jahr 2024 eine Sicherheitsverletzung erlitten. Dieser dramatische Anstieg der Cybersicherheitsbedrohungen veranlasst Unternehmen, ihre Druckprozesse zu überdenken, wobei 79 % ihre Drucksicherheitsausgaben erhöhen.
Die Software zur Automatisierung von Druckabläufen unterstützt Unternehmen bei der Bewältigung dieser Probleme, erhöht die Sicherheit und erfüllt die sich ständig weiterentwickelnden Compliance- und regulatorischen Anforderungen. Sichere Druckoptionen wie Pull-Druck und Benutzerauthentifizierung schützen vertrauliche Dokumente und verhindern unbefugten Zugriff. Es überrascht nicht, dass Unternehmen, die in Druckverwaltungsdienste investieren, als führende Anbieter für Drucksicherheit gelten.
Stärken Sie Ihr Unternehmen mit der Automatisierung von Druckabläufen
Druckmanagementlösungen ermöglichen es Unternehmen, die vielen Herausforderungen zu meistern, die mit veralteten Druckprozessen verbunden sind, wie z. B. kostspielige Geräte, unterschiedliche Systeme, komplexe Sicherheitsanforderungen und begrenzte Ressourcen.
Durch die Rationalisierung von Dokumenten-Workflows können Unternehmen ihre Druckumgebung von einer mühsamen Belastung in ein leistungsstarkes Tool für Effizienz, Produktivität und anhaltenden Erfolg verwandeln.
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