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Endlich sind sie da: die neuen Funktionen! Output-Automatisierung, Web-Druck, Scannen per Mobilgerät und mehr.

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LEITFADEN

Mehr als Drucken – ein Leitfaden

So holen Sie mehr aus Ihrer Druckmanagementlösung heraus

statische Kugeln

Das Druckmanagement ist nicht mehr das, was es früher einmal war – und nein, wir sprechen nicht nur über die Umstellung von analogen Druckern und Kopierern auf digitale Technologien. Modernes Druckmanagement geht weit über den Bereich des Druckens hinaus und hilft Ihnen, mehr zu erreichen, während Sie weniger Aufwand haben und weniger Infrastruktur betreiben müssen.

Mit Funktionen wie zentralisierter Steuerung und Automatisierung, cloudbasierter Speicherung, Integrationen in Dokumentenmanagementsysteme sowie Datenanalyse und Berichterstattung machen neue SaaS-basierte Angebote das Druckmanagement flexibler und vielseitiger als je zuvor.

Jetzt stehen Ihnen völlig neue Druckverwaltungsfunktionen offen, darunter serverloses Drucken, Scannen und Ausgabemanagement in SaaS-Form – und vieles mehr, das Ihr Unternehmen voranbringt und Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Sie erhalten ein zentralisiertes System, das Ihnen Arbeit spart, die Gesamtproduktivität erhöht und sich in Zukunft agil anpassen lässt.

Mit einer integrierten Druckmanagementlösung sind die bisherigen Einschränkungen passé. Was also wird sich zum Positiven verändern, wenn Sie Ihre Drucksituation verbessern?

Kommen wir zu den Details.

 

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Serverloser, SaaS-basierter Druck: Warum sich der Wechsel lohnt

Druckserver sind ein enormer Aufwand für IT-Teams. Sie beanspruchen viel vom Budget und von ihrer Zeit. Sie beschäftigen die IT-Mitarbeitenden täglich und machen sehr viel Arbeit: Scripting, Gruppenrichtlinienobjekte und Helpdesk-Tickets. Selbst die erfahrensten und entspanntesten IT-Teams fürchten ihre Sicherheitsrisiken, zum Beispiel das eines Ausfalls oder Spooler-Schwachstellen.

Glücklicherweise haben viele Unternehmen auf serverloses SaaS-Drucken umgestellt. Wenn Sie zu diesen Organisationen gehören, profitieren Sie bereits von einer müheloseren, nahtlosen IT-Administrationserfahrung.

 

61 % der Unternehmen gehen davon aus, für ihre IT-Infrastruktur bis 2025 nur oder hauptsächlich die Cloud zu nutzen.

Quelle: Quocirca

 

Sie suchen immer noch nach einer Druckmanagementlösung?

Dann stellen Sie sich zunächst diese Fragen.

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Lässt sich dadurch veraltete Hardware abschaffen?
2
Wird die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern gefördert?
3
Kann die Lösung mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten?
4
Lässt sie sich in unternehmenskritische Systeme integrieren?
5
Werden Sie dadurch zur digitalen Transformation befähigt?
6
Kann die Lösung Ihre Nachhaltigkeits- und Sicherheitsinitiativen angehen?

Die Beseitigung von Druckservern und die Implementierung zentral verwalteten IP-Direktdrucks steigern die Produktivität, reduzieren Risiken und fördern das Geschäftswachstum.

Hier sind einige weitere Vorteile, die Sie von einer SaaS-Druckmanagementlösung erwarten sollten:

Vasion Stern
Veraltete Infrastruktur reduzieren:

Beseitigen Sie die mit alter Hardware verbundenen Kosten und optimieren Sie IT-Prozesse, um sicherzustellen, dass weiterhin mit voller Leistung gedruckt werden kann.

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Management zentralisieren:

IT-Teams können alle Druckerobjekte, Treiber und Bereitstellungen von einem einzigen Standort aus verwalten.

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Cloud-Integrationen unterstützen:

Verbinden Sie Ihre anderen geschäftskritischen Anwendungen mit Ihrer Druckumgebung, einschließlich Identitätsanbietern, virtuellen Desktopinfrastrukturen, elektronischen Gesundheits- und Patientenakten sowie ERPs.

Vasion Stern
Dokumente besser absichern:

Gedruckte Dokumente bleiben in den richtigen Händen, indem Sie Benutzer auffordern, sich am Drucker zu authentifizieren, bevor sie einen Druckauftrag erhalten.

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Hybride Arbeit verbessern:

Ermöglichen Sie es Benutzern, von jedem externen Standort aus auf jedem vernetzten Drucker zu drucken, um die Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt abzuholen.

Vasion Stern
Nachhaltigkeitsziele vorantreiben:

Dank umweltfreundlicher Funktionen, die versehentliche Duplikate minimieren und größere, unnötige Druckaufträge einschränken, ist weniger Verbrauchsmaterial nötig.

Diese Funktionen vereinfachen die Infrastruktur, optimieren das Druckmanagement und ermöglichen es Endbenutzern, Drucker schnell selbst zu installieren, ohne sich auf die IT verlassen zu müssen. Es fallen deutlich weniger Helpdesk-Anrufe an, was zu zufriedeneren IT-Teams und einer schnellen Kapitalrendite führt.

 

Bis 2027 werden mehr als 50 % der Unternehmen branchenspezifische Cloud-Plattformen nutzen, um ihre Geschäftsinitiativen zu beschleunigen.

Quelle: Gartner

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Welche Funktionen reichen über das normale Druckmanagement hinaus?

Druckmanagementlösungen haben IT-Teams bereits viel Erleichterung gebracht. Aber eigentlich stehen wir noch ganz am Anfang. Heute bieten Funktionen wie vereinfachtes Scannen und Output Management IT-Teams viel Transparenz und Kontrolle über mehr als nur das Drucken, was die Workflows und Sicherheit weiter verbessert. Wenn Sie bereits serverloses SaaS-Drucken eingeführt haben, aber noch nicht von den Vorteilen profitieren, die über das Drucken hinausgehen, erfahren Sie hier, was noch auf Sie wartet.

45 %

der Unternehmen benötigen eine zentralisierte Verwaltung ihrer Scannerflotten.

Quelle: Quocirca

gestyltes-Zitat

Unternehmen sollten die Chance jetzt ergreifen und in jeder Abteilung wichtige Anwendungsfälle identifizieren, die Geschäftsprozesse aufgrund manueller oder papierbasierter Schritte verlangsamen oder verzögern. Die Anwendung digitaler Dokumentenlösungen für Zusammenarbeit, Freigabe, elektronische Signaturen und Cloud-Speicher bringt sofortige Vorteile.

– Forrester Research

 

Vereinfachtes Scannen: besserer Zugriff auf Daten und bessere Zusammenarbeit

 

Herkömmliche Scanprozesse sind umständlich, unpraktisch und ineffizient. Außerdem lassen sie Remote-Mitarbeiter zumeist außen vor, behindern die Zusammenarbeit zwischen Teams und erfordern viel zu viele Schritte. Bedenken Sie: Derzeit müssen Endbenutzer Dateien scannen und auf ihren Workstations speichern, sie an eine E-Mail anhängen oder sie einem freigegebenen Ordner hinzufügen. Sie gehen diesen mühseligen Weg, nur um Dokumente zu digitalisieren und zu teilen. Dabei riskieren sie Fehler und potenziell verheerende Datenverluste. Dieser Prozess verlangt geradezu nach Verbesserung – und wenn Sie eine integrierte Druckverwaltungslösung mit integrierten, robusten Scanfunktionen einführen, erhalten Sie das ultimative Upgrade.

 

Die Vorteile des vereinfachten Scannens

 

Verabschieden Sie sich von mehrfachen Scankonfigurationen, Sicherheitsanforderungen, Benutzern und Gruppen. Anstelle dessen erwartet Sie ein einheitliches Scanerlebnis. Die Verwaltung der Sicherheit und Benutzeraktivitäten in einer heterogenen Geräteflotte erfolgt über eine einzige Oberfläche und damit leichter. Noch besser ist, dass Sie Endbenutzer nicht mehr zu den Scanprozessen verschiedener Hersteller schulen und unterstützen müssen. Stattdessen können sie Eingescanntes sofort per E-Mail freigeben oder in Ihrem bevorzugten Cloud-Speicher ablegen.

Hier sind nur einige der Vorteile, die Sie mit vereinfachtem Scannen erwarten:

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Verbesserte Zusammenarbeit der Benutzer:

Mitarbeiter im Büro können Papierdokumente scannen und als E-Mail oder an einen Cloud-Speicher senden. Remote-Mitarbeiter können spontan beitragen, und alle vermeiden das Problem, unterschiedliche Versionen eines Dokuments in Umlauf zu bringen.

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Papierfreie Prozesse:

Kein Kampf mehr mit endlosem Drucken, Kopieren und Papierstapeln. Scannen Sie Dokumente, speichern Sie sie als Dateien und erfreuen Sie sich an der Nachhaltigkeit Ihrer Büroabläufe.

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Intuitive Benutzeroberfläche:

Standardisierung des Scanerlebnisses für Endbenutzer – mit einer benutzerfreundlichen, installierbaren Bedienfeldanwendung auf Ihren MFDs

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Optimale Datensicherheit:

Schützen Sie Ihre Dokumente, indem Sie sie digitalisieren, verschlüsseln und mit konfigurierbaren Sicherheitseinstellungen in Ihrem bevorzugten Cloud-Speicher ablegen.

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Datengestützte Erkenntnisse:

Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über alle Benutzerscanaktivitäten, um zu sehen, wo Sie Arbeitsabläufe verbessern und Kosten senken können.

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Sichere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften:

Nicht nur das Scannen ist einfacher, sondern auch die Einhaltung branchenüblicher Anforderungen an das Scannen und Senden personenbezogener oder sensibler Informationen.

Kurz gesagt: Vereinfachtes Scannen automatisiert all jene mühsamen manuellen Prozesse, die Ihre Zeit in Anspruch nehmen und Ihre Arbeit erschweren. Indem Sie Endbenutzern die Möglichkeit geben, Dokumente zu digitalisieren und einfach zu teilen, profitieren Sie von den Vorteilen einer verbesserten Zugänglichkeit und Zusammenarbeit in Ihrem gesamten Unternehmen.

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Output Management: Betrieb auf höchstem Niveau

Das serverlose Drucken bietet eine zentralisierte Verwaltung, mehr Komfort für Endbenutzer, erhöhte Sicherheit und vieles mehr. Aber wenn Sie wirklich das wahre Potenzial Ihrer Dokumenten- und Druckverwaltungsprozesse ausschöpfen möchten, ist es an der Zeit, Output Management zu nutzen. Output Management ist eine skalierbare Lösung, die es Ihnen ermöglicht, die sich ständig weiterentwickelnden Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen. Dank Zentralisierung haben Sie mehr Kontrolle und Einblick, sind effizienter und erleben seltener Unterbrechungen, die Arbeitsabläufe und Ihr Geschäftsergebnis beeinträchtigen. Darüber hinaus lässt es sich mit ERP-Systemen sowie elektronischen Gesundheits- und Patientenakten verbinden, um kritische Druck- und Dokumentenworkflows von einer einzigen Oberfläche aus zu verwalten. Durch Verknüpfung all Ihrer dezentralen Systeme und Anwendungen erhalten Sie einen klaren Überblick über alle Druckaktivitäten und die Verteilung von Dokumenten innerhalb Ihres Unternehmens. So können Sie sicherstellen, dass Dokumente immer zur richtigen Zeit und im richtigen Format in die richtigen Hände gelangen.

 

Im Grunde genommen werden Sie dadurch zum IT-Superhelden.

97 %

der IT-Entscheidungsträger sagen, dass die Prozessautomatisierung für die digitale Transformation unerlässlich ist.

Quelle: Camunda

70 %

der Unternehmen werden innerhalb der nächsten drei Jahre ihre Infrastruktur automatisieren.

Quelle: Gartner

14,47Mrd. USD

erwartetes inkrementelles Wachstum im Ausgabemanagement-Markt (2023-2028)

Quelle: Technavio

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Regeln und Routing: Halten Sie Ihre Druckprozesse am Laufen

Zu den stärksten Funktionen des Output Management gehört Rules & Routing – ein Tool, das Druckprozesse und Workflows gemäß vordefinierten Kriterien automatisiert und Ihnen direkte, präzise Kontrolle darüber gibt, wohin Druckaufträge weitergeleitet und wie sie gedruckt werden.

Während herkömmliche Methoden des Ausgabemanagements komplex, mühsam und kostspielig sind, ist Rules & Routing genau das Gegenteil.

Einfach, kostensparend und unkompliziert – dank Funktionen wie diesen:

Drucker

Automatische Weiterleitungen

Leiten Sie Druckaufträge an einen Backup-Drucker weiter, wenn Verbindungsprobleme auftreten.

Ausgabemanagement (1)

Rundlauf-Druck

Vereinfachen Sie Workloads und reduzieren Sie den Farb- und Papierverbrauch spezifischer Geräte, indem Sie umfangreiche Druckaufträge automatisch auf mehrere Drucker verteilen lassen.

Screenshots

Regeln für Druckkriterien

Legen Sie Regeln fest, damit bestimmte Dokumenttypen automatisch in Farbe gedruckt werden, und konfigurieren Sie alle anderen Druckaufträge für den Druck in Graustufen, um Kosten zu senken.

Dokumente

Schutz sensibler Dokumente

Erstellen Sie Workflows und legen Sie bestimmte Schlüsselwörter fest, um den Druck sensibler oder vertraulicher Dokumente einzuschränken.

Kurz gesagt, Rules & Routing ermöglicht es Ihnen, geschäftskritische Ausgaben und Druckworkflows zu überwachen, um den Geschäftsbetrieb zu optimieren. Und da alle Regeln und Logiken von einer zentralen Verwaltungskonsole aus verwaltet werden können, könnte die Verwaltung von Rules & Routing nicht einfacher sein.

5

Die Zukunft des Druckmanagements

 

Die heutigen Druckmanagementlösungen gehen weit über das grundlegende Drucken hinaus, und davon profitiert jedes IT-Team.

 

Serverloser SaaS-Druck bietet nahtlose IdP-Integrationen, Off-Network Printing, Cloud-Speicher und mehr. Vereinfachtes Scannen ermöglicht es Mitarbeitern, Dokumente einfach zu digitalisieren und direkt über das Bedienfeld des Druckers als E-Mail oder an einen Cloud-Speicher zu senden, während Output Management geschäftskritische Prozesse optimiert und die allgemeine Transparenz erhöht.

 

Kaum zu glauben, aber die Zukunft des Druckmanagements hält noch mehr bereit. Wenn es um integrierte, zentralisierte Plattformen geht, die über den normalen Druck hinausgehen, gibt es noch viel mehr zu entdecken. Dies möchten wir Ihnen ermöglichen.

 

Das bedeutet, die richtige Druckverwaltungslösung zu finden, die nicht nur Ihre heutigen Probleme löst, sondern Sie für den zukünftigen Erfolg vorbereitet.

 

Ihre Druckmanagementlösung sollte flexibel sein und an die dynamischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können, damit Sie jederzeit auf höchstem Niveau arbeiten und Ihre Konkurrenz hinter sich lassen können.

Benötigen Sie noch mehr Fakten, um Ihren Business Case zu untermauern?

Keine Sorge, wir haben alles, was Sie brauchen. Hier ist ein komplettes Playbook, das Ihnen dabei hilft, Ihren Chef davon zu überzeugen, dass Sie serverloses Drucken benötigen.